Wat is onboarding?

Onboarding, ook wel bekend als organisatorische socialisatie, is het proces dat medewerkers helpt om de nieuwe organisatie, hun nieuwe functie en de functie-eisen te begrijpen. De nieuwe collega moet dezelfde taal gaan spreken, de visie en missie van de organisatie in zijn/haar dna voelen en de weg weten in de nieuwe werkomgeving. En zich daar vooral ook lekker bij voelen.

Inhoudsopgave van dit artikel

Wat is de definitie van onboarding?

De definitie van onboarding is tweeledig. Enerzijds wordt onboarding uitgelegd als het proces van ontvangen en opleiden van een nieuwe werknemer.  Anderzijds wordt het uitgelegd als het beantwoorden van vragen van klanten zodat ze een positieve ervaring hebben met het product of de dienst.

Onboarding betekenis?

Betekenis van Onboarding is een term uit de luchtvaart. De letterlijke betekenis van onboarding is ‘aan boord stappen’. De reis van iedere passagier begint met een glimlachend “welkom aan boord”. Wat heeft deze ervaring te maken met de onboarding-ervaring van jullie organisatie?  

Het onboarden van een nieuw teamlid is een belangrijk onderdeel van de reis van een nieuwe medewerker in jullie bedrijf.  Het doel is dat het opstijgen, de service aan boord en de landing soepel gaan. Door nieuwe medewerkers op goede wijze te laten landen in de organisatie, zijn ze sneller productief, voelen ze zich meer betrokken en vertrekken ze minder snel.

Hoe belangrijk is onboarding

Onboarding is zeer belangrijk. Niet voor niets is het een actueel en hot thema in het human resources landschap. In de huidige arbeidsmarkt is het cruciaal om de juiste medewerker voor de juiste vacature te krijgen én te behouden. Dat is wat onboarding doet; het gaat verder dan een snelle introductie. Het is dé manier om de medewerker effectief in de organisatie op te nemen. Een onboarding programma traject heeft als doel nieuwe collega’s goed te ontvangen en alle relevante informatie te geven zodat ze zich snel ontwikkelen tot gemotiveerde, productieve en succesvolle krachten.

Hoelang duurt de onboarding periode?

Er is geen strikte regel over hoelang de onboarding periode van een nieuwe werknemer moet duren. HR-professionals zijn het er in het algemeen over eens dat de onboarding periode begint op het moment dat een kandidaat het aanbod aanvaardt en eindigt wanneer een nieuwe werknemer volledig geïntegreerd is en naar verwachting presteert.

Als je de betrokkenheid van werknemers wilt maximaliseren en het personeelsverloop wilt minimaliseren, is het belangrijk om grondig te zijn. Veel bedrijven hebben een inwerkproces dat slechts een maand of een paar weken duurt. Het risico daarbij is dat er teveel op de nieuwkomer afkomt, de verantwoordelijkheden te groot lijken en ze geen aansluiting vinden bij de rest van het bedrijf. Laten wij nog eens even de luchtvaart als voorbeeld nemen.

“Welkom aan boord”

Welkom aan boord betekent dat het vliegtuig klaar staat (het bedrijf is voorbereid), de piloten en cabinepersoneel (leiders) zin aan boord zijn en de brandstoftanks vol zijn (je hebt budget). Zijn jullie ook goed voorbereid om nieuwe passagiers aan boord te verwelkomen?

“Cabinepersoneel, maak de cabine klaar voor vertrek”

Je hebt de nieuwe werknemer geïnterviewd, getest, referenties nagetrokken en vervolgens een aanbod gedaan. En gefeliciteerd; de kandidaat heeft het aanbod aangenomen!  Misschien is dit de eerste aanwinst of misschien de 100ste, het doet er eigenlijk niet toe. Maar de ervaring die iedere nieuwe werknemer opdoet bij jullie bedrijf doet er wel toe. Elke nieuwe werknemer is belangrijk, zoals elke passagier die op het vliegtuig stapt uniek is.

“Cockpit aan toren; er zijn 250 personen aan boord”

Voor het opstijgen van een vliegtuig, moet er heel wat gebeuren. De piloten zijn in de cockpit bezig met hun pre-flight checks en het cabinepersoneel is er om ervoor te zorgen dat de reis en ervaring van de passagiers zo comfortabel, veilig en soepel mogelijk verloopt.

Dus wat moet jij als hr-manager voorbereiden voordat deze nieuwkomer begint? Wat staat er op jouw checklist voor de werknemer voor zijn vlucht? Check onze pagina inwerkprogramma voorbeeld voor inspiratie.

“Zorg ervoor dat uw stoelen rechtop staan en uw tafels veilig opgeborgen zijn”

Veiligheid gaat voor alles in de luchtvaart. Trekken wij de parallel naar het bedrijfsleven betekent het dat het jullie verantwoordelijkheid is om alles voor de nieuwe werknemer in orde te maken en een goede ontvangst te organiseren. Wat moeten de passagiers weten om veilig te zijn? En wat moeten nieuwe collega’s weten voor de nieuwkomers beginnen? Het is daarbij steeds belangrijker om ook aan preboarding te doen. Zorg voor communicatie met jullie nieuwe collega’s voordat zij beginnen. Verstuur zoveel mogelijk papierwerk van tevoren, verzamel het ondertekende contract, de salaris- en arbeidsvoorwaardeninformatie. Denk na over wat ze nodig hebben voor de eerste dag en denk aan zaken die hen vanaf het begin op succes voorbereiden.

“Achter de schermen”

Het cabinepersoneel bergt alles veilig op en maakt de cabine klaar om op te stijgen.

Wie is verantwoordelijk voor de nieuwe collega’s? Weten de collega’s wanneer de nieuwkomers komen en, nog belangrijker, wat hun rol zal zijn?

Is er een bureau ingericht? Logins/toegang? Toegang tot het gebouw? Wat hebben jullie nodig om ze toe te voegen aan jullie systemen? Dit kan tijd kosten als er andere afdelingen bij betrokken zijn.  Zorg ervoor dat de nieuwkomers een contactlijst hebben met namen en titels en dat ze er zelf op staan!

En wees creatief. Wat kan je nog meer doen zodat deze enthousiaste nieuwe passagier, die zich bij jullie uitdaging aansluit, een geweldige eerste ervaring heeft?  Een tas met goodies is een leuk welkom op de eerste dag.  Krijgen ze een zakelijke telefoon, laptop of iets anders?  Zorg dat ze klaar liggen. Het zegt zoveel over hoe professioneel jullie zijn en de waarde die jullie aan hem of haar hechten.  Overweeg om een buddy aan te wijzen, die de eerste paar weken de steun en toeverlaat zal zijn bij het leren omgaan met de nieuwe werkplek. 

“Doe alstublieft uw gordel om”

Onboarding is bedoeld om de overgang van de nieuwe werknemer te vergemakkelijken, maar het gaat om een gedeelde verantwoordelijkheid. Het succes van de nieuwe aanwinsten is net zo goed jullie verantwoordelijkheid als die van hen. Wanneer je vliegt, vraagt de bemanning je niet voor de lol om de veiligheidsgordel vast te maken. Ze doen het om je veilig te houden. 80% van alle ongelukken in de luchtvaartsector gebeuren tijdens het landen en opstijgen. Dit is absoluut niet anders bij het aannemen van mensen. 

Het succes van de nieuwe medewerker en zijn of haar directe indruk van jullie bedrijf, wordt beïnvloed door de ervaring die de medewerker heeft bij het opstijgen (onboarding) en landen (off-boarding). Realiseer je dat zonder een professioneel onboarding proces, één derde van de nieuwe medewerkers de organisatie binnen zes maanden verlaat.

Welke training en informatie heeft de nieuwe werknemer nodig om succesvol te zijn? En hoe gaan ze jullie cultuur leren kennen?  Hoe helpen jullie hen te navigeren?  Op welke manier deel je het verhaal van het bedrijf, de passie voor het product en de visie voor de toekomst?  Hoe zal dat van invloed zijn op de manier waarop zij over jullie en de organisatie denken?

“Plaats het zuurstofmasker over de neus en mond en adem normaal. Zorg ervoor dat u uw eigen zuurstofmasker vastmaakt, voordat u anderen helpt.”

Waarom vraagt het cabinepersoneel dit? Nou, het is simpel. Je moet eerst goed voor jezelf zorgen voordat je succesvol anderen kunt helpen.

Toen jullie besloten dat jullie een nieuwe collega nodig hadden, wisten jullie dat er een gat te vullen was. Je hebt een goede functieomschrijving opgesteld en iemand aangetrokken. Nu is het tijd om tot in de puntjes uit te werken wat jullie van hem of haar verwachten. Zodra jullie duidelijk begrijpen hoe succes in hun rol eruit zal zien, kunnen jullie die details delen en hen klaarstomen om die te bereiken. Besteed dus tijd aan het vaststellen van de kritieke punten (en de urgente punten) die ze in hun eerste 30, 60 en 90 dagen in hun functie moeten bereiken.  Wanneer je met hen rond de tafel gaat zitten om te bespreken hoe ieder van jullie de eerste 3, 6, 9 maanden heeft ervaren, kan je dan beiden zeggen dat jullie wisten waar jullie naartoe gingen en wat er moest gebeuren om de nieuwkomer daar te brengen?

Natuurlijk zijn er altijd onverwachte veranderingen in de cabinedruk om mee om te gaan. Je kunt dit opnieuw aanpassen, maar niet zonder iedereen, inclusief de nieuwe collega, op de hoogte te brengen.  Het stappenplan helpt de nieuwkomer zich aan te passen en te navigeren door de uitdagingen die voor hem/haar liggen.

“Wij wensen u een aangename vlucht”

Dus wat heb je nodig voor een aangename vlucht?  Je hebt een volgetankt en voorbereid vliegtuig nodig. Je hebt een getrainde bemanning en een goed opgeleide en ervaren piloot nodig. Je hebt een vluchtplan nodig en veel middelen in geval van nood. En je hebt blije passagiers nodig. Voor ons klinkt dit niet heel anders dan wat je nodig hebt voor een succesvol bedrijf. Wees een leider, heb een checklist en doe je voorwerk.  Verwelkom mensen vriendelijk en efficiënt in je wereld. 

Waar moet een onboarding traject minimaal aan voldoen?

• Ten eerste moet het onboarding traject een mix zijn van lezen, leren (e-learning), interactie (gamification) en doen. Zorg dat zo snel mogelijk – bij voorkeur in de preboarding – de administratieve zaken zijn afgehandeld. En plan hun agenda, zorg voor afspraken tijdens de eerste week met diverse collega’s.
• Ten tweede, zorg ervoor dat er snel documentatie over de bedrijfscultuur en normen wordt gedeeld. Probeer het zo interactief mogelijk te maken. Dat is waarom wij bij RiddleStory interactieve verhalen ontwikkelen waarin medewerkers zelf actief met de leerstof aan de slag gaan.
• Ten derde, zorg voor rol- cq teamspecifieke hulpmiddelen die de nieuwe werknemer nodig kan hebben. Denk naast telefoon, computer en toegangspas bijvoorbeeld ook aan een verklarende woordenlijst van bedrijfsjargon en een wie-is-wie spiekbriefje.
• Maak de stressvolle inwerkperiode overzichtelijker door de nieuwe medewerker te koppelen aan een buddy: een meer ervaren teamlid dat hem/haar wegwijs kan maken in het reilen en zeilen.
• Bepaal je doelen en bepaal hoe je het succes onderweg gaat meten. Maak een gedetailleerd plan voor de onboardingervaring dat de nieuwe medewerker duidelijk laat weten hoe hij/zij kan bijdragen aan jullie succes. 

Met deze basisprincipes in de hand, denken wij dat jullie een soepele vlucht zullen hebben en veilig het luchtruim kunnen kiezen.

RiddleStory en onboarding

RiddleStory maakt van jullie bedrijfsverhaal een interactieve online-ervaring. Wij veranderen taaie en saaie documentatie in een spannend avontuur en zorgen ervoor dat jullie medewerkers de organisatie op een effectieve en consistente wijze leren kennen. Leuk en uitdagend!