Een rondetafelgesprek met medewerkers is een gesprek met een doel

Een rondetafelgesprek met medewerkers is een gesprek met een doel. Het rondetafelgesprek wordt steeds populairder. Niet zo vreemd in deze tijd, waarin ondernemers meer en meer het belang van het menselijk kapitaal waarderen. Een hoog personeelsverloop is zorgwekkend. Recruitment kost tijd en geld. Het opleiden van nieuwe werknemers vertraagt vooruitgang en een reputatie van hoog personeelsverloop vermindert het concurrentievoordeel. Om een consistent personeelsbestand te waarborgen, wenden managers zich tot rondetafelgesprekken met werknemers met als doel werknemers gelukkig en productief te houden en voor de beste team high performance . Willen deze rondetafelgesprekken effectief zijn, dan moet je als manager wel de juiste vragen weten te stellen tijdens een rondetafelgesprek.

Inhoudsopgave van dit artikel

Wat is een rondetafelgesprek?

Rondetafelgesprekken zijn een populaire vorm van discussie, omdat ze zijn ontworpen om participatief en inclusief te zijn. Iedereen aan de tafel krijgt de kans om zijn zegje te doen en van zijn collega’s te leren. Ze zijn ook interessant omdat elke deelnemer verschillende ervaringen en meningen heeft. En ze worden gemodereerd, dus meestal ontsporen ze niet of ontaarden ze niet in een vechtpartij. Het is eigenlijk gewoon een beschaafd gesprek – met een doel.

Hoe voer je een zinvol rondetafelgesprek?

Een zinvol rondetafelgesprek is een geleid gesprek, meestal om een specifiek onderwerp te onderzoeken en om aanbevelingen te krijgen. De deelnemers hebben vaak enige deskundigheid over het onderwerp en iedereen aan tafel moet in gelijke mate deelnemen aan de discussie. Hoewel de ronde vorm van de tafel deze gelijkwaardigheid bevordert, is het uiteindelijk de taak van de facilitator of moderator om ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord komt.

Wat is het doel van rondetafelgesprekken?

Het is een effectieve manier voor bedrijven om bloot te leggen wat er binnen hun organisatie speelt. Een rondetafelgesprek is een discussie tussen een kleine en diverse groep werknemers uit verschillende sectoren van een organisatie. Hun inbreng kan managers inzicht geven in hoe werknemers hun werkleven ervaren. Rondetafelgesprekken stimuleren de inbreng van werknemers en bieden het management de mogelijkheid om de behoeften van hun werknemers te begrijpen.

De algemene structuur van een rondetafelgesprek

De meeste rondetafelgesprekken bestaan uit twee tot acht personen en duren meestal niet langer dan een uur. Er zijn redenen om het aantal deelnemers te beperken: met te veel deelnemers is de discussie moeilijker te controleren, met het risico dat er zijgesprekken ontstaan en mensen niet aan het woord komen. Met te weinig mensen beperkt u de verscheidenheid aan meningen en ideeën die worden ingebracht, wat de waarde van de ervaring beperkt.

Wie moet er aan het rondetafelgesprek deelnemen?

Wie je uitnodigt als deelnemers aan het rondetafelgesprek hangt sterk af van het onderwerp dat op de agenda staat en het doel. Je wilt mensen uitnodigen die een productieve bijdrage kunnen leveren. Zij moeten een grote belangstelling voor het onderwerp hebben en door persoonlijke of professionele ervaring met het onderwerp verbonden zijn.

Vragen die je kunt stellen bij een rondetafelgesprek

• Vraag naar geluk
  Ongelukkige werknemers kosten bedrijven geld. Ongelukkige werknemers leiden tot minder productie omdat ze minder betrokken zijn. De beste manier om ervoor te zorgen dat werknemers gelukkig zijn, is ze rechtstreeks te vragen of ze inderdaad gelukkig zijn. Als de consensus is dat ze dat niet zijn, vraag dan waarom en wat je kunt doen om het op te lossen.

• Bepaal of werknemers zich gewaardeerd voelen
  Vragen aan werknemers of ze gelukkig zijn zal ongetwijfeld leiden tot het onderwerp waardering. De waardering van werknemers werkt als een drijvende kracht voor succes. Vraag de medewerkers of ze zich gewaardeerd voelen en op welke manieren jullie ervoor kunnen zorgen dat ze zich meer gewaardeerd voelen. Rondetafelgesprekken kunnen helpen om creatieve manieren te bedenken om werknemers te laten zien dat ze er voor de organisatie toe doen.

• Vraag of ze de missie van het bedrijf kennen.
  Als je de medewerkers niet voor het blok wilt zetten, kan je de missie vooraf op een whiteboard schrijven en beginnen met: “Wat vinden jullie van de missie van ons bedrijf?”. Je kunt werknemers aanvullend vragen wat ze zouden toevoegen of weghalen als ze de missie van het bedrijf zouden veranderen. Het is belangrijk dat alle vragen een open einde hebben om het denken en de discussie aan te moedigen. Blijf weg van ja/nee vragen.

• Bepaal of werknemers een doel hebben
  Werknemers willen zich nodig voelen. Daarvoor moeten ze het gevoel hebben dat ze een reden hebben voor hun werk. Vraag jouw collega’s of ze zich gedreven voelen door een doel. Sommige werknemers kunnen antwoorden dat ze geen idee hebben wat hun doel zou moeten zijn. Help hen te bepalen hoe zij bijdragen aan het bedrijf. Deze stap is essentieel omdat werknemers over het algemeen evenveel belang hechten aan het doel als aan het loon.

• Bespreek doorgroeimogelijkheden
  Doorgroeimogelijkheden zijn voor de meeste werknemers belangrijk. Voorbeelden van vragen die je kan stellen zijn: “Heb je het gevoel dat er binnen de organisatie doorgroeimogelijkheden bestaan?” en “Tot wat voor soort training of professionele ontwikkeling zou je toegang willen hebben?”. Vragen als deze kunnen helpen te begrijpen hoe werknemers de loopbaanontwikkeling en kansen bij het bedrijf zien.
  
  Antwoorden op deze vraag kunnen ook inbreng geven over waarom werknemers vertrekken naar een andere baan. Werknemers die het gevoel hebben dat ze bij een bedrijf kunnen groeien, zullen er eerder blijven en optimaal presteren.

• Bespreek uitdagingen
  Een goede vraag om in een rondetafelgesprek te stellen is: “Wat is de grootste uitdaging waar jij (of jullie afdeling) op dit moment voor staat? ” Dit kan worden gevolgd door: “Wat heb je nodig om deze uitdaging aan te gaan?” en “Wat kunnen wij doen om te helpen?”. Vragen als deze laten werknemers zien dat je geeft om de problemen waar zij mee worstelen en dat je hen wilt ondersteunen. Dit soort aandacht en betrokkenheid van leidinggevenden kan helpen werknemers te behouden.

• Vraag hoe werknemers erkenning ervaren.
  “Wat doet de organisatie om optimale prestaties te erkennen en te prijzen?” Dit daagt werknemers uit om na te denken over de vormen van erkenning die het bedrijf momenteel biedt. Vraag hen wat hun grootste prestatie was in de afgelopen maand of kwartaal. Moedig hen aan te praten over werk waar ze bijzonder trots op zijn. Vraag hen tenslotte te brainstormen over manieren om werknemers formeel te erkennen en gebieden te identificeren waar de prestaties van werknemers onopgemerkt zijn gebleven.

• Check of medewerkers en leidinggevenden op één lijn zitten
  Miscommunicatie tussen werknemers en management kan leiden tot slechte werkprestaties. Enerzijds kunnen werknemers het gevoel hebben dat ze niet over de nodige middelen beschikken om hun werk naar behoren te doen. Aan de andere kant denkt het management misschien dat het de werknemers voorziet van alle middelen die ze nodig hebben. Door werknemers te vragen: “Welke instrumenten en middelen hebben jullie nodig om de taken goed uit te voeren?” kunnen managers nieuwe opleidingsprogramma’s invoeren en werknemers voorzien van de juiste instrumenten om aan de behoeften te voldoen. Zoals bijvoorbeeld een onboardingsprogramma. Als je wilt weten wat hun belangrijkste prioriteiten zijn, vraag dan: “Als je één extra hulpmiddel aan de afdeling zou kunnen toevoegen, wat zou dat dan zijn?”.

• Evalueer communicatiekanalen
  Werknemers hebben er een hekel aan om niet geïnformeerd te worden. Een gebrek aan communicatie kan leiden tot fouten en overtredingen van nieuw bedrijfsbeleid omdat informatie niet goed is verspreid. Vraag de werknemers hoe zij denken over de communicatie binnen het bedrijf. Ga na of ze denken dat die effectief is en wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat ze niet buitengesloten worden.

Doe een rolwisseling

Moedig medewerkers aan zelf vragen te stellen. Om het laagdrempelig te maken, kan je werknemers hun vragen anoniem laten indienen vóór de bijeenkomst. Stel vragen aan werknemers over de prestaties van hun managers. Zet het niet op als een griefsessie door te focussen op individuen. Stel algemene vragen over hoe het management beter kan reageren op werknemers. Probeer een hypothetische vraag als: “Als jij voor één dag manager was, wat zou je dan veranderen?”.

Zoek naar ideeën voor groei en innovatie

Werknemers in de frontlinie hebben vaak een onschatbaar inzicht in hoe het bedrijf zou kunnen groeien en uitbreiden. Vraag naar ideeën over wat het bedrijf nog meer zou kunnen doen om doelgroepen te bereiken. Bespreek nieuwe strategieën voor het ontwikkelen van innovatieve producten of diensten. Vraag vrijwilligers om zitting te nemen in implementatieteams om deze nieuwe initiatieven verder te bestuderen en na te streven in de employee journey.

Maak het rondetafelgesprek effectief

Zoals bij elk evenement hangt het succes van het rondetafelgesprek af van de voorbereiding.

1. Stel de doelen vast
2. Kies het gespreksonderwerp
3. Maak de uitnodigingenlijst
4. Bepaal het format
5. Zorg dat het rondetafelgesprek boeiend en lonend is
6. Evalueer

Met elk rondetafelgesprek dat je organiseert, leer je iets nieuws.

Hoe kan RiddleStory de beleving van een ronde tafelgesprek ondersteunen

Door middel van digitaal een onboarding en preboarding proces op maat te maken die zich vertaald naar een gamification. Met doel uiteindelijk de E-learning processen leuker te maken en eenvoudiger voor werknemers.