Performance Management als sleutel tot betere prestaties

Aandacht voor een volgende stap in de Performance Management Cyclus is cruciaal om de uitdagingen in de huidige arbeidsmarkt aan te gaan. Of lees hier de mogelijkheden van een team high performance bij RiddleStory.

Inhoudsopgave van dit artikel

Wat is een Performance Management Cyclus

Een Performance Management Cyclus is een model dat leidinggevenden en medewerkers helpt de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Het is een gestructureerd proces gericht op ontwikkeling van werknemers.

De Performance Management Cyclus omvat vier hoofdfasen:

• Plannen
• Evalueren
• Beoordelen
• Belonen

Het model gaat traditioneel uit van een jaar en eindigt met een beloning. De ervaring laat echter zien dat regelmatig evalueren de prestaties van werknemers verbetert. Hier kan een goed onboarding of preboarding proces enorm goed in ondersteunen.

Waarom een prestatiemanagementcyclus

De werknemers van vandaag spelen graag een actieve rol in hun eigen ontwikkeling. Zij willen hun loopbaan en persoonlijke ontwikkelingstraject helder hebben en hun eigen doelen mee kunnen bepalen. Daarvoor hebben zij input nodig die hen helpt om mondige en actieve deelnemers te worden van hun eigen ontwikkeling. Eén van de grote voordelen van een goed geïntegreerde prestatiemanagementcyclus is dat de werknemer de doelstellingen van de organisatie kent, weet hoe hij/zij kan bijdragen en een solide routekaart heeft waarmee hij/zij zijn doelstellingen kan bereiken. Ontdek in dit artikel wat inspirerend coachen kan opleveren in de presentatiemanagementcyclus.

Wat zijn de verschillende stadia in de Performance Management Cyclus?

De Performance Management Cyclus bestaat uit vier verschillende stadia:

1. Plannen

De planningsfase is de basis voor succes. Voordat de leidinggevende met de medewerker praat, moet het managementteam de doelstellingen van de organisatie voor het komende jaar vaststellen.

Dit betreft de algemene strategie voor het bedrijf, maar ook de persoonlijke doelstellingen voor alle werknemers en teams, inclusief ontwikkelingsdoelstellingen, prioriteiten, specifieke taken, acties en gedrag. Zonder deze informatie is geen enkele sessie met werknemers effectief.

Hierna is het tijd voor een sessie met de medewerker om samen een strategisch plan voor het jaar te maken. Dit moet een gezamenlijk proces zijn, want een werknemer die begrijpt waarom hij specifieke doelen en taken krijgt toegewezen, zal er meer in investeren om ze te bereiken.

In deze vergadering moeten de doelstellingen duidelijk worden omschreven aan de hand van de SMART-methode.

SMART-doelen zijn:

• Specifiek
  Het doel is duidelijk omschreven, met gedetailleerde informatie zoals wat moet worden bereikt, hoe goed het moet worden gedaan, en waarom het belangrijk is.

• Meetbaar
  Het doel moet een duidelijke en meetbare indicator hebben om aan te geven of het is bereikt.

• Haalbaar
  Hoewel het doel de werknemer moet uitdagen, mag het niet zo hoog gegrepen zijn dat het realistisch gezien helemaal niet haalbaar is.

• Relevant
  Het doel is in lijn met zowel het werk van de werknemer als de algemene doelen van de organisatie.

• Tijdgebonden
  Er moet een duidelijk tijdschema zijn voor de voltooiing van dit doel.

Elk van de gestelde werknemersdoelen moet aansluiten bij de doelen van de organisatie en bijdragen aan het bereiken ervan. Het aanvullend opstellen van een ontwikkelingsplan voor de medewerker laat zien dat het management actief samenwerkt met de werknemers om hen te helpen vaardiger en waardevolle spelers in de organisatie te worden.

Meer interessante informatie omtrent het topic lezen ‘wat is een employe journey‘ en ‘wat is een rondetafelgesprek‘

2. Evalueren

Regelmatig evalueren is belangrijk om de in de planningsfase gestelde doelen te bereiken.
Het is aan te bevelen dat de leidinggevende regelmatig, bij voorkeur maandelijks, met de werknemer de voortgang controleert, hulp biedt indien nodig en helpt bij het oplossen van eventuele problemen en zo nodig de doelstellingen aanpast.
Bij het stellen van jaarlijkse doelen ontstaan vaak problemen door slechte planning en een gebrek aan motivatie. Een groot, ver verwijderd doel kan intimiderend zijn, of zo ver weg lijken dat de werknemer niet de juiste, uitvoerbare stappen neemt.
Het doel opsplitsen in maandelijkse subdoelen kan het proces vergemakkelijken, waardoor de werknemer een beter hanteerbare taak krijgt.
Door maandelijks of per kwartaal met de werknemer te vergaderen, kan de leidinggevende dit proces gemakkelijker overzien.
Organisatorische doelen kunnen ook in de loop van het jaar verschuiven, en door vaker af te stemmen, kunnen nieuwe doelen worden geïntroduceerd die beter aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie.

3. Beoordelen

Aan het eind van het jaar komen de leidinggevende en de werknemer bij elkaar met als doel  het voorgaande jaar te evalueren en na te gaan of de doelstellingen zijn gehaald.
Dit is nog een kans om de samenwerking te verstevigen. Als er goed is geevalueerd, heeft het management al een goed beeld van hoe de werknemer het gedurende het jaar heeft gedaan. De evaluatie is een kans voor het management en de werknemer om zowel het eindresultaat als het proces zelf te evalueren.
Deze evaluatie moet vragen omvatten als:

• Was het oorspronkelijke doel realistisch?
• Was het doel in overeenstemming met de doelstellingen van de organisatie?
• Heeft de werknemer nuttige ervaring of vaardigheden opgedaan?
• Hoe goed voltooide de werknemer zijn taken?
• Bood de organisatie de juiste ondersteuning om het doel te bereiken?
• Op welke manieren kunnen toekomstige doelen anders worden gesteld om succes te garanderen?
• Welke aspecten van dit proces kunnen beter worden gestroomlijnd of verbeterd?
  
  De werknemer kan zijn visie geven op hoe goed hij het gedurende het jaar heeft gedaan en krijgt feedback van het management over hoe goed hij zijn doelen heeft gehaald of overtroffen. Als er in de loop van het jaar prestatieproblemen zijn geweest, kunnen die hier ter sprake worden gebracht. Als er problemen worden besproken, is het goed ook mogelijke oplossingen te presenteren. Dit is ook een plaats waar toekomstige ontwikkelingsmogelijkheden kunnen worden besproken, evenals bonussen of vergoedingen.

4. Belonen

De laatste fase van de Performance Management Cyclus is de beloning. Dit is een fase die niet over het hoofd mag worden gezien, omdat deze vaak het belangrijkst is voor de motivatie van werknemers.
Werknemers die geen passende beloning krijgen na een jaar, verliezen hun motivatie voor het volgende jaar. Zij kunnen het vertrouwen in hun organisatie verliezen, het gevoel hebben dat hun talenten niet worden gewaardeerd en op zoek gaan naar een andere baan.
Wanneer het management werknemers eerlijk beloont en hen erkenning geeft voor hun inspanningen, zorgen zij ervoor dat die medewerkers hard blijven werken om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Ontdek ook wat gamification hier voor een enorme goede oplossing kan zijn betreft de beloningen.

Deze beloningen moeten gebaseerd zijn op verdiensten. Werknemers zullen herkennen wie van hen zich heeft ingespannen, en als ze zien dat collega’s zonder reden worden beloond, kunnen ze hun motivatie verliezen. Omgekeerd, als werknemers zien dat een goed presterende medewerker een mooie beloning krijgt, toont dat de waarde van die extra inspanning.

Enkele mogelijke beloningen zijn

• Een verhoging van het salaris
• Een eenmalige bonus
• Meer vakantiedagen
• Speciale projecten
• Een promotie
• Bedrijfsbrede erkenning

Na de beloningsfase van de Performance Management Cyclus kunnen leidinggevenden en werknemers ervoor kiezen nog een laatste keer bijeen te komen om de cyclus als geheel te evalueren. Dit is een kans om eventuele problemen aan de orde te stellen en gesprekken te beginnen over de doelstellingen voor het volgende jaar. Daarna begint de cyclus opnieuw.

Neem feedback van collega’s op in het evaluatieproces

In toenemende mate omarmen organisaties de integratie van feedback van collega’s in het evaluatieproces. Deze peer review, ofwel collegiale feedback, is een proces waarbij collega’s van medewerkers de prestaties, vaardigheden, competenties of houding van de medewerker beoordelen. Het exacte proces kan variëren, maar in de meeste organisaties beoordelen werknemers alleen collega’s met wie ze regelmatig contact hebben.

Collegiale feedback is een beproefde manier om het prestatiebeoordelingsproces te verbeteren. Feedback van collega’s biedt teamgenoten met verschillende perspectieven de mogelijkheid om onbevooroordeelde feedback te geven. Het toevoegen van peer-to-peer feedback geeft werknemers een beter perspectief op hoe ze in uw bedrijf kunnen groeien.

Een aantal voordelen:

1. Open cultuur
   Collegiale beoordeling en feedback gaat niet alleen over het verzamelen van meer informatie voor het functioneringsgesprek. Door individuen de mogelijkheid te bieden feedback aan anderen te geven, wordt een cultuur van feedback en erkenning gestimuleerd en de samenwerking bevorderd.
   
2. Prestatieverbetering
   Personen die feedback over hun prestaties krijgen van collega’s, krijgen een waardevol inzicht in hun sterke punten en ontwikkelingsbehoeften. Feedback vragen aan collega’s maakt het proces van verbetering en ontwikkeling zichtbaar en openbaar. De kans is groter dat individuen actie ondernemen naar aanleiding van directe feedback van collega’s, aangezien zij verantwoording verschuldigd zijn aan hun collega’s.
   
3. Accuratere prestatiebeoordeling
   Het integreren van feedback uit meerdere bronnen in de prestatiebeoordeling verhoogt niet alleen de perceptie van eerlijkheid, maar verbetert ook het vermogen van de manager om accurate beoordelingen te geven.
   
4. Verborgen talent blootleggen
   Het inzicht van collega’s geeft een uniek beeld van vaardigheden en kwaliteiten. Managers en organisaties zijn hierdoor beter in staat om personen met teamleiderschap, netwerk- en beïnvloedingsvaardigheden te identificeren die anders in een traditioneel beoordelingsproces gemist worden.

Waarom is de Performance Management Cyclus belangrijk in het bedrijfsleven?

Door de ontwikkeling van een goede Performance Management Cyclus kan een organisatie de output van haar werknemers maximaliseren en ervoor zorgen dat de doelstellingen van de organisatie worden behaald.

Door regelmatig te evalueren, kan een organisatie voortdurend haar eigen doelstellingen bewaken, en sneller reageren op veranderende krachten in de markt. Deze flexibiliteit betekent een groter concurrentievermogen.

Ook werknemers hebben baat bij de Performance Management Cyclus. Door samenwerking met en steun van hun leidinggevende, voelen zij zich een gewaardeerd lid van het team. Hun vaardigheden worden ontwikkeld en zinvol gebruikt en hard werken wordt beloond. Dit zijn allemaal factoren die de tevredenheid over het werk vergroten en daarmee het behoud van werknemers verbeteren.